30 prompt ChatGPT cho dân văn phòng: email, báo cáo, Excel, họp

Bạn là trợ lý văn phòng của tôi. Tôi là [CHỨC VỤ] tại [CÔNG TY/PHÒNG BAN].
Hãy viết [LOẠI VĂN BẢN: email, báo cáo, biên bản] về [CHỦ ĐỀ] gửi [NGƯỜI NHẬN].
Ý chính cần có: [Ý 1], [Ý 2], [Ý 3].
Giọng văn [lịch sự/thân thiện/trang trọng], tối đa [SỐ] chữ.
Nếu thiếu thông tin, hãy hỏi tôi trước khi viết.

Trả lời email, viết báo cáo, mò công thức Excel, ghi biên bản họp: ChatGPT làm tốt những việc lặp lại này nếu bạn đưa đúng ngữ cảnh. Dưới đây là 30 prompt chia theo nhóm việc. Chỉ cần thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thật, càng cụ thể kết quả càng sát ý.

Lưu ý: Không dán dữ liệu mật như bảng lương, thông tin khách hàng nếu quy định công ty không cho phép. Thay tên thật bằng tên chung như "Khách hàng A" trước khi dán.

Nhóm 1: Viết và trả lời email

1. Email từ ý chính: Viết email gửi [NGƯỜI NHẬN] về [CHỦ ĐỀ], gồm các ý: [Ý 1], [Ý 2], [Ý 3]. Giọng lịch sự, dưới 150 chữ, kèm tiêu đề.
2. Trả lời khách phàn nàn: Trả lời email sau: [DÁN EMAIL]. Xin lỗi chân thành, nêu ngắn nguyên nhân [NGUYÊN NHÂN], đề xuất [GIẢI PHÁP], không đổ lỗi cho khách.
3. Nhắc việc khéo léo: Viết email nhắc [NGƯỜI NHẬN] về [VIỆC] đã trễ [SỐ] ngày. Thân thiện nhưng rõ ràng, đề nghị một mốc thời gian mới.
4. Từ chối lịch sự: Viết email từ chối [ĐỀ NGHỊ] vì [LÝ DO], giữ quan hệ tốt và gợi ý một phương án thay thế.
5. Đọc nhanh email dài: Tóm tắt email sau thành 3 gạch đầu dòng và liệt kê việc tôi cần làm kèm hạn chót: [DÁN EMAIL].
6. Dịch và chỉnh giọng: Dịch email sau sang tiếng Anh thương mại, chuyên nghiệp nhưng không cứng nhắc, giữ nguyên số liệu và tên riêng: [DÁN NỘI DUNG].

Nhóm 2: Báo cáo và trình bày

7. Dàn ý báo cáo: Lập dàn ý báo cáo [LOẠI BÁO CÁO] gửi [NGƯỜI ĐỌC] với mục tiêu [MỤC TIÊU]. Mỗi phần kèm một dòng mô tả nội dung.
8. Nhận xét từ số liệu: Từ số liệu [THÁNG/QUÝ] sau: [DÁN SỐ LIỆU], viết 5 nhận xét chính, mỗi nhận xét có con số cụ thể và so với kỳ trước.
9. Báo cáo tuần: Từ ghi chú sau, viết báo cáo tuần gồm 3 mục: Đã xong, Đang làm, Cần hỗ trợ: [DÁN GHI CHÚ].
10. Tóm tắt cho lãnh đạo: Tóm tắt báo cáo sau trong 100 chữ, nêu kết luận trước rồi mới đến lý do: [DÁN BÁO CÁO].
11. Báo cáo thành slide: Chuyển nội dung sau thành dàn ý [SỐ] slide, mỗi slide có tiêu đề và tối đa 4 ý ngắn: [DÁN NỘI DUNG].
12. Soát lỗi: Sửa lỗi chính tả, câu lủng củng và lặp từ trong đoạn sau, liệt kê những chỗ đã sửa: [DÁN ĐOẠN VĂN].

Nhóm 3: Công thức Excel và Google Sheets

Khi hỏi công thức, luôn nói rõ cột nào chứa gì, dữ liệu bắt đầu từ dòng nào và bạn dùng Excel hay Google Sheets.

13. Công thức từ mô tả: Tôi dùng [Excel/Google Sheets]. Cột A là [NỘI DUNG], cột B là [NỘI DUNG], dữ liệu từ dòng 2. Viết công thức để [MỤC ĐÍCH] và giải thích từng phần.
14. Tra cứu giữa hai sheet: Sheet "[SHEET 1]" có mã nhân viên ở cột A. Sheet "[SHEET 2]" có mã ở cột A, phòng ban ở cột C. Viết công thức lấy phòng ban sang sheet 1, hiện "Không tìm thấy" nếu không có mã.
15. Tổng có điều kiện: Viết công thức tính tổng doanh thu cột [CỘT] theo nhân viên ở cột [CỘT] và tháng ở cột [CỘT], chỉ tính đơn "Đã thanh toán".
16. Sửa công thức lỗi: Công thức sau báo lỗi [TÊN LỖI]: [DÁN CÔNG THỨC]. Giải thích nguyên nhân và đưa công thức đã sửa.
17. Làm sạch dữ liệu: Cột A chứa họ tên lộn xộn hoa thường, thừa khoảng trắng. Viết công thức chuẩn hóa thành dạng viết hoa chữ cái đầu.
18. Định dạng có điều kiện: Hướng dẫn tô đỏ cả dòng khi ngày hạn ở cột [CỘT] đã qua mà cột [CỘT] chưa là "Hoàn thành".
19. Giải thích công thức lạ: Giải thích từng phần của công thức sau cho người mới học: [DÁN CÔNG THỨC].

Ví dụ kết quả cho prompt số 14, với sheet nguồn tên NhanSu:

=IFERROR(XLOOKUP(A2, NhanSu!A:A, NhanSu!C:C), "Không tìm thấy")

Mẹo: Excel bản cũ không có XLOOKUP, hãy ghi rõ phiên bản để nhận công thức VLOOKUP. Nếu máy báo lỗi dấu phẩy, thay bằng dấu chấm phẩy.

Nhóm 4: Biên bản họp

20. Biên bản từ ghi chú: Từ ghi chú sau, viết biên bản gồm thành phần, nội dung chính, quyết định, việc cần làm (ai, việc gì, hạn chót): [DÁN GHI CHÚ].
21. Biên bản từ bản ghi âm: Từ bản ghi âm đã chuyển thành chữ sau: [DÁN NỘI DUNG], bỏ phần ngoài lề, viết biên bản ngắn gọn, chỗ không chắc ghi "cần xác nhận".
22. Danh sách việc: Liệt kê mọi việc cần làm trong biên bản sau, sắp theo hạn chót, đánh dấu việc chưa có người phụ trách: [DÁN BIÊN BẢN].
23. Email gửi biên bản: Viết email gửi biên bản cuộc họp [TÊN CUỘC HỌP], nêu 3 quyết định chính ngay đầu thư và nhắc hạn chót gần nhất.
24. Chương trình họp: Soạn chương trình cuộc họp [SỐ] phút về [CHỦ ĐỀ], chia thời gian từng mục và ghi rõ kết quả cần đạt.

Nhóm 5: Kế hoạch tuần và quản lý thời gian

25. Lên lịch tuần: Xếp các việc sau vào lịch tuần: [DÁN DANH SÁCH]. Tôi họp cố định vào [LỊCH HỌP], việc cần tập trung xếp buổi sáng.
26. Chia nhỏ dự án: Chia dự án [TÊN DỰ ÁN] hạn [NGÀY] thành các đầu việc không quá nửa ngày, kèm thứ tự thực hiện.
27. Sắp xếp ưu tiên: Phân loại các việc sau theo mức khẩn cấp và quan trọng, đề xuất việc làm ngay, lên lịch, giao đi hoặc bỏ: [DÁN DANH SÁCH].
28. Mục tiêu đo được: Viết lại các mục tiêu sau cho cụ thể, đo được và có hạn chót: [DÁN MỤC TIÊU].
29. Tổng kết tuần: Từ các việc đã làm tuần này: [DÁN DANH SÁCH], viết bản tự đánh giá gồm điều làm tốt, điều cần cải thiện và 3 ưu tiên tuần sau.
30. Việc định kỳ: Lập danh sách việc lặp lại hằng tuần, hằng tháng cho vị trí [CHỨC VỤ], chia theo ngày để tôi đưa vào lịch.

Mẹo để prompt ra kết quả tốt hơn

• Lưu thông tin nền: ghi chức vụ, giọng văn quen dùng vào Custom Instructions để khỏi nhập lại.
• Dán mẫu cũ: dán một báo cáo cũ và yêu cầu "viết theo đúng cấu trúc này".
• Kiểm tra số liệu: ChatGPT có thể tính nhầm, luôn đối chiếu con số trước khi gửi.

Muốn tự viết prompt? Xem 7 mẹo viết prompt ChatGPT chuẩn ngay lần đầu.

Mẹo: Với ChatGPT Plus (GPT-6.1), bạn tải thẳng file Excel hoặc PDF lên để ChatGPT phân tích, khỏi copy từng đoạn. Trạm AI 247 có ChatGPT Plus, giao tài khoản tự động sau vài giây qua VietQR.